Nie jest łatwo przekonać kierowników, żeby regularnie spotykali się ze swoimi ludźmi. Może to tylko moje doświadczenie, ale niezależnie od organizacji, w której takie próby podejmowałam, natrafiałam na spory opór części przełożonych. Przecież nie znajdziemy tematów na regularne spotkania. A wiesz, jakie to koszty pół godziny spotkania całego mojego zespołu? Ja jestem nowoczesnym szefem, jestem w ciągłym kontakcie z moimi ludźmi i nie potrzebuję takich sztucznych tworów jak spotkanie.
Ok, tylko dlaczego systemy, które przetrwały wieki, opierają się na regularnych spotkaniach? Nabożeństwa, sesje parlamentu, imieniny u cioci… Myślimy: regularnie => powtarzalnie => nudno. Tylko, że to nuda to wypadek przy pracy, a właściwy ciąg logiczny powinien być następujący: regularnie => powtarzalnie => bezpiecznie. I o stworzenie tej bezpiecznej przestrzeni się rozchodzi.
Ustalając regularne spotkania kierownik tworzy przestrzeń, w której jego ludzie dostają możliwość usłyszeć, wyjaśnić wątpliwości, zapytać, porozmawiać. Poznać go. Ułatwia i im i sobie każdy późniejszy kontakt – od rozmowy jeden na jeden po zwykłe wejście do pokoju lub na open space (a znam i takich, dla których już to jest wielkim stresem).
Kierownicy obawiają się, że nie będą mieć nic do powiedzenia? Świetnie – niech pytają i słuchają. Pracownicy pewnie docenią to bardziej niż przećwiczone prezentacje. Szefowie boją się, że od poprzedniego spotkania nic się nie zmieniło? Powiedz im, że to też cenna informacja. Paraliżuje ich strach przed pytaniem, na które nie znają odpowiedzi? Zapewnij ich, że mają do tego pełne prawo. Mogą sprawdzić i wrócić z nią później. Po raz kolejny zyskają w oczach swoich ludzi.
Zaproponuj regularne spotkania jako dobrą praktykę, a to ułatwi to komunikację w sytuacji, kiedy:
- pracownicy będą chcieli jakiś temat omówić => mają już forum do takiej rozmowy,
- trzeba przekazać trudne informacje => o stres spowodowany samym zwołaniem spotkania mniej,
- temat będzie wydawał się zbyt miałki => spotkanie z jego powodu nie byłoby dobrze odebrane, poruszenie go na spotkaniu jako jednego z tematów, nie obniży rangi spotkania.
Jak przekonać szefów do regularnych spotkań?
- Oprzyj się na danych wskazujących wpływ dobrej komunikacji z bezpośrednim przełożonym na zaangażowanie pracowników.
- Dowiedz się, czy opór bierze się z braku tematów, czy umiejętności. Pomóż te przyczyny rozwiązać.
- Zapewnij lub podpowiedz możliwe tematy spotkań na najbliższe miesiące.
- Przygotuj dobre praktyki spotkań – zasady, formy poprowadzenia.
- Zapewnij wsparcie szefów szefów dla regularnych spotkań.
Chcesz o komunikacji wewnętrznej porozmawiać, napisz. Szukasz mentorki, konsultantki lub audytorki komunikacji wewnętrznej? Porozmawiajmy i sprawdźmy, dokąd nas ta rozmowa zaprowadzi
A już za dwa tygodnie, o tym, dla kogo pracuje komunikacja wewnętrzna.