Jednym z mitów komunikacji wewnętrznej jest przekonanie, że ludzie potrzebują więcej informacji.
Od zawsze hasło „pracownicy potrzebują więcej informacji” dumnie powiewało na sztandarach komunikacji wewnętrznej i pomagało się naszej funkcji rozwijać. I historycznie miało to spory sens. Skoro nie dzieliliśmy się prawie żadnymi informacjami o firmie, każde zwiększenie ich ilości było mile widziane.
Było. Jakieś kilkadziesiąt lat temu.
Bo dzisiaj sytuacja jest dokładnie odwrotna. Przez lata badania zaangażowania, a wcześniej satysfakcji, zostawiały organizacje z wielce nieużytecznym wnioskiem „pracownicy oczekują więcej informacji o firmie”. Większość organizacji utopiła więc swoich ludzi w zalewie wiadomości.
I chociaż ludziom wciąż brakuje informacji dotyczących ich bezpośredniej pracy, za dużo dociera do nich „ogólnofirmowego spamu”. Co według nich znajduje się w tej kategorii? Sukces innego niż mój projektu, urodziny koleżanki z księgowości, nowy kontrakt, wywiad z prezesem, nowa strategia, stara strategia, wartości, misja, wizja, regulaminy, zasady, imprezy integracyjne, poznaj kolegę z oddziału na innym kontynencie, nowy zakup w IT, zmiana systemu księgowego, remont biura w oddziale… Praktycznie każda informacja o organizacji, której nie są w stanie zinterpretować w kontekście swojej osoby i swojej pracy. Czyli bywa, że nawet 90% naszego wysiłku w komunikacji wewnętrznej.
Niestety komunikacja wewnętrzna wyspecjalizowała się w sprawianiu, że życie naszych organizacji iskrzy się tysiącem różnorodnych informacji. Tylko, że iskrzenie na dłuższą metę męczy oczy.
Less is more
„Chciałbym wiedzieć więcej” – słyszymy tak często, że nie zwracamy już uwagi, że „chciałbym” to tryb przypuszczający. I tak – przypuszczalnie, hipotetycznie, życzeniowo – chcielibyśmy wiedzieć więcej, ale to nie sprawia automatycznie, że zamierzamy zadziałać i się dowiedzieć. Bo dowiadywanie się jest męczące. Dlatego większość z nas stara się minimalizować wysiłek, maksymalizując efekty. W organizacyjnej rzeczywistości oznacza to, że oczekujemy jak najwięcej ważnych dla nas treści w jak najmniejszej ilości informacji. Less is more.
Informacyjny detoks
Co „less is more” oznacza dla komunikacji wewnętrznej? Informacyjny detoks. Odchudzenie ilości informacji, ich lepsze sprofilowanie oraz koncentrację na kontekście i treści – a więc jakości, a nie ilości. Co konkretnie możesz zrobić?
- Przyjrzyj się komunikatom – ile z nich, ale z ręką na sercu, musi dotrzeć do każdej osoby w organizacji?
- Przyjrzyj się narzędziom – czy masz takie, które umożliwiają dystrybucję treści typu „dobrze wiedzieć” bez inwazyjnego zalewania wszystkich komunikatami? Na ile narzędzia, którymi dysponujesz pozwalają Ci precyzyjnie trafić do osób zainteresowanych tematem bez zawracania głowy wszystkim innym?
- Przyjrzyj się oczekiwaniom nadawców – czy Twój sposób pracy z nimi uwzględnia precyzowanie i profilowanie komunikatów? Tłumaczysz im, że odpowiedź „każdego” na pytanie „kogo ta informacja dotyczy?” nie jest właściwą odpowiedzią?
- Przyjrzyj się odbiorcom – czy pokazujesz im, gdzie i w jaki sposób znajdą treści dla nich kluczowe, a gdzie wszystkie pozostałe?
- Przyjrzyj się swojej roli – jesteś twórcą czy kuratorem treści? Uwierz mi, ludzie będą Ci bardziej wdzięczni, jeśli świetnie sprawdzisz się w tej drugiej roli.
To jasne, zasada „less is more” oznacza większy wysiłek po stronie nadawcy. Treść trzeba przemyśleć i uporządkować, a zbędne informacje odsiać. Ale ograniczanie się wymusza myślenie o odbiorcy od samego początku. Bo tam po drugiej stronie jest człowiek. Człowiek, który dostał już dzisiaj 160 maili albo spędza dziennie raptem kilka minut w pokoju socjalnym, w którym wisi tablica gęsto utkana zbyt ogłoszeniami.
Chcesz o komunikacji wewnętrznej porozmawiać, napisz. Szukasz mentorki, konsultantki lub audytorki komunikacji wewnętrznej? Porozmawiajmy i sprawdźmy, dokąd nas ta rozmowa zaprowadzi
A już za dwa tygodnie, o tym, czy jeszcze komuś potrzebne są regularne spotkania.