Intranet, plakaty, komunikatory, video, spotkanie – ile narzędzi do dyspozycji, tyle formatów do wykorzystania. Bo w komunikacji liczy się nie tylko treść, ale i opakowanie. A o tym, jak treść opakować mówi format. Prawda tyleż oczywista, co bywa, że ignorowana.
Treść czy forma?
Doskonale rozumiem z czego taka sytuacja wynika. Po pierwsze, zgromadzenie i uzgodnienie treści wyczerpuje często 100% czasu, jaki mamy na przygotowanie danej wiadomości. Po drugie, przyjęło się (i słusznie), że w komunikacji wewnętrznej treść musi być treściwa i spójna. Zbytni nacisk na formę może spowodować wrażenie mydlenia oczu lub celowego odwracania uwagi. Różnice w poszczególnych komunikatach pracownicy łatwo wytykają jako niespójność. Po trzecie, ile narzędzi tyle zasad i formatów, a rzadko mamy w organizacji speców od nich wszystkich.
I tak używamy narzędzi jako kolejnych środków transportu tej samej treści, a nie jako zróżnicowanych sposobów przedstawienia tego samego przesłania.
W efekcie przygotowana na spotkanie z zarządem prezentacja ląduje w takiej samej formie w intranecie, mailu i na grupach dyskusyjnych, a wybrane slajdy bez większej obróbki trafiają do firmowej gazetki, na firmowe plakaty lub ekrany.
Ignorować format?
Czyli dokładnie tak jak wszyscy się po komunikacji wewnętrznej spodziewamy. Od komunikacji wewnątrz organizacji wciąż wymaga się w kwestii formy mniej niż od mediów lub PR, czy nawet employer brandingu. Nie oszukujmy się, są organizacje, w których sama możliwość podzielenia się tak szeroko prezentacją będzie sukcesem. Co tu dopiero myśleć o formacie.
Ale to właśnie perfekcyjne opanowanie formatu sprawia, że nawet rodzice, którzy sprzeciwiają się reklamom, zabierają swoje dzieciaki na „Lego: The movie”. To świadomość, że w mediach społecznościowych świetnie sprawdzają się zwierzaki, przekonała Virgin Trains do promowania komunikacji o Yammerze i na Yammerze za pomocą alpaki. A jeśli znasz zasady, możesz zacząć je łamać. Działa podwójnie, o czym najlepiej świadczą demotywatory.
Format w komunikacji wewnętrznej
Jakby to mogło być z prezentacją ze spotkania z zarządem?
Prezentacja przygotowana na spotkanie powinna być tłem dla opowieści zarządu. Jeśli broni się sama, to znaczy, że coś poszło nie tak. Jeśli jednak zrobiliśmy to dobrze, to przed publikacją w Intranecie nasz Power Point potrzebuje historii i opowieści. Inaczej ograsz ją w sekcji newsów (tam zamieścisz tylko to, co nowe, konkretne i ważne), a inaczej w sekcji wewnętrznych blogów (tu możesz sobie pozwolić na historię i chętniej sięgniesz po anegdoty). Do archiwizowania prezentacji z powodzeniem wykorzystasz format Wikipedii rozkładając komunikat na czynniki pierwsze iskrzące się odnośnikami do innych zasobów w intranecie. Na ekrany lub plakaty przygotujesz infografiki. W wewnętrznych komunikatorach pobawisz się formułą memów i zaczniesz rozmowę z zarządem. W firmowej gazecie sięgniesz po tradycyjny wywiad. A z wysłania maila pewnie w ogóle zrezygnujesz.
Wiem. Jedna prezentacja dołożyła Ci właśnie kilkadziesiąt godzin pracy, a to boli. Zanim więc rzucisz się w wir pracy, zastanów się:
- Czy treść tej prezentacji jest tak ważna, żeby komunikować ją każdym możliwym kanałem? Bo jeśli Tobie nie chce się nad nią tak długo pracować, to tym bardziej inni nie będą sobie nią głowy zawracać.
- Czy nie mamy przypadkiem w organizacji zbyt dużo narzędzi? I po co taka ich różnorodność, skoro wszystkie wykorzystujemy mniej więcej tak samo? Ilość narzędzi w sytuacji, w której ignorujemy ich format, jedynie potęguje informacyjny szum i wrażenie spamowania.
Przymykanie oka na format w komunikacji wewnętrznej potwierdza stereotyp brzydszej (nomen omen) siostry PRu. Może więc pora na kilka zabiegów upiększających?
.